Con il presente documento sarannno chiariti, brevemente, gli aspetti fiscali relativi alla deducibilità dei costi di rappresentanza, ed in particolare, la deduzione degli stessi nel momento in cui il soggetto passivo li sostenga fuori dal territorio spagnolo.
In primo luogo, occorre rilevare che un costo è deducibile e la relativa quota di IVA/IGIC detraibile, quando siano rispettate le seguenti disposizioni di legge.
DOCUMENTAZIONE
I documenti che giustificano una spesa e (quindi la deducibilità della stessa) devono essere necessariamente “fatture ufficiali”, e devono contenere i seguenti requisiti:
- Inclusione dell’espressione “fattura”, data e numero progressivo.
- Identificazione completa di chi riceve la fattura. Nome completo o Ragione sociale, indirizzo fiscale (via, nº, códice postale, cittá, provincia), e CIF/NIF O NIE. Per i soggetti residenti nelle isole canarie il numero di identificazione fiscale coincide con il numero di identificazione degli stranieri (N.I.E.). E`opportuno ricordare, in particolare per i soggetti passivi residenti nelle isole canarie e che operano in territorio italiano, che l’art. 7 del D.P.R. 633/72 stabilisce che le isole canarie non fanno parte del territorio comunitario sotto il profilo fiscale (IVA).
- Identificazione completa di chi emette la fattura: Nome completo o Ragione sociale, indirizzo fiscale (via, nº, códice postale, cittá, provincia) e CIF/NIF O NIE, PARTITA IVA.
E`necesario evidenziare che in mancanza di tali elementi un documento non può essere ammesso a deduzione.
VEICOLO E SPOSTAMENTI.
- Il veicolo: l’autovettura (o la motocicletta) deve essere contabilizzata come un bene inerente all’attivitá svolta. La deducibilità del costo di acquisto, di mantentenimento, di carburante sarà trattata come argomento in un prossimo articolo.
PASTI, HOTEL E VOLI.
- I costi relativi ai pasti, voli, hotel possono essere contablizzati come tali e dedotti se sussiste effettivamente una correlazione con i ricavi prodotti. In generale, si può procedere a contabilizzare tali costi (e quindi dedirli fiscalmente) solo se si puó dimostrare che questi siano stati imprescindibili per la realizzazione dei lavori realizzati, o per i serivizi prestati, per i quali, quindi, siano state emesse fatture. Va da sè che non si ammetteranno costi in determinate date ( per esempio, week-end, feste, etc.) o con determinati destinazioni (per esempio, in posti in cui non si è prestato nessun servicio e quindi realizzato nessun lavoro).
CORRELAZIONETRA COSTI E RICAVI
E`opportuno rilevare che la deducibiltà dei costi è ammessa solo se si puó dimostrare che esiste una correlazione fra i costi sostenuti e i ricavi ottenuti (fatture emesse).
Dunque, sono ammesse a deduzione le fatture relative a costi sostenuti solo se si puó apportare una documentazione che possa chiaramente dimostare la correlazione con i ricavi prodotti.
Per tutti coloro i quali svolgano le proprie prestazione di servizio anche fuori dal territorio spagnolo si consiglia apportare i seguienti documenti:
- Contratto di collaborazione/prestazione di servizi/… con i clienti, opportunamente firmato e timbrato.
- Documento di incarico di lavoro/preventivo acettato/ per ogni spostamento realizzato ,firmato e timbrato. O nel caso sia impossibile, email o un altro documento valido .
- Relazione del lavoro realizzato …, con la indicazione di data e ora, firmata e timbrata dal cliente, per confermare che stava prestando un servizio quel giorno e a quell’ora in quel determinato territorio.
- Sarebbe opportuno poter presentare in forma ordinata, nítida e lógica, una relazione con tutte le spese, e che evidenzi questa correlazione. Come esempio, si allega un documento utile e adattabile ad ogni attivitá svolta.